Seurakuntien paikalliskeräykset

Ennen keräystä

1. Kenellä on oikeus käynnistää Kotimaanavun paikallisia rahankeräyksiä?

Kirkkopalvelujen jäsenseurakunnilla, joilla on käytössään Kotimaanapu.fi/vapaaehtoistyo.fi -palvelun Paketti 2/3 sekä kirjallinen sopimus Kirkkopalveluiden kanssa rahankeräyksen toimeenpanosta, on oikeus käynnistää Kotimaanavun paikallisia rahankeräyksiä rahakeräysluvan mukaisesti. Rahankeräyslupa on Kirkkopalvelut ry:n.

2. Miten Kotimaanavun paikalliskeräys käynnistetään?

• kotimaanavun paikalliskeräykset toteutetaan Kirkkopalveluiden sähköisellä verkkoalustalla, johon saadaan tunnukset. Tunnukset ovat organisaatio- ja työntekijäkohtaiset.
• keräystoimisto liittää tunnukset palveluun ja voit käynnistää paikalliskeräyksen valmistelut.
• mene palvelun sivulle kumppaneille ja kirjaudu palveluun. Käyttäjätunnus oma sähköpostiosoitteesi (etunimi.sukunimi@evl.fi) ja salasana ovat yleensä samat, kuin Vapaaehtoistyo.fi -palvelussa.

3. Kehen voin olla yhteydessä, jos tarvitsen apua paikalliskeräyksen käynnistämisessä ja keräystekstien muokkaamisessa?

3.1  Kotimaanavun keräystoimisto auttaa mielellään keräyksen käynnistämiseen ja keräysteksteihin liittyvissä kysymyksissä: keräystoimiston puh. 050 330 9308, info@kotimaanapu.fi

3.2  Keräysten tekstejä kirjoittaessasi voi hyödyntää valmiita mallipohjia, valitsemalla järjestelmän ohjaavista tekstivaihtoehdoista tai hyödyntämällä aiempien keräysten tekstejä

3.3  Keräystekstejä muokatessa on hyvä huomioida seuraavia asioita:

• herätä lahjoittajien kiinnostus vetoavalla otsikoinnilla
• kuvaa avuntarpeen olennaisin tarve mahdollisimman konkreettisesti miten se auttaa avuntarpeessa olevaa eteenpäin
• jos tarve on laajempi kuin mihin on realistista kerätä rahaa, pilko avuntarve pienempiin kokonaisuuksiin
• jos keräyksen kohde ei mielestäsi houkuttele lahjoittajia, mieti tapaa millä asian voisi ilmaista toisin ja mitä asioita tekstissä kannattaisi korostaa.
• vetoa tunteisiin. Kuvaa tilannetta ”positiivisesti” kurjasta tilanteesta huolimatta
• jos mahdollista, tarinallista keräys: hyviä mallitekstejä löydät täältä

3.4  Määrittele realistinen keräystavoite.

• keräystavoitteen tulee vastata autettavan avuntarvetta
• lisää tavoitteeseen keräyskulut ja pyöristä se ylöspäin lähimpään kymmenlukuun
  esimerkki 1: avuntarve 100 euroa x 1.177= 117,70 euroa pyöristys 120 euroa
  esimerkki 2: avuntarve 930 euroa x 1.177= 1094,61 euroa pyöristys 1100 euroa.

3.5  Paikalliskeräysten euromääräinen alarajaksi suositellaan 200 euroa. Harrastustoiminnan euromääräiseksi kattosummaksi suositellaan 800 euroa.

4. Miten paikalliskeräyksen avataan?

Keräystekstin ollessa valmis, se tarkistetaan vielä Kotimaanavun keräystoimistossa. Varmistamme, että paikalliskeräys ja sen tekstin muotoilut noudattavat rahankeräysluvan ehtoja. Jos ehdot täyttyvät, keräyslupa myönnetään ja keräystoimisto käynnistää keräyksen.

Keräyksen aikana

5. Keräyksen aikana

• paikalliskeräyksen käynnistäneen diakonin tulee seurata keräyksen edistymistä. Sitä seurataan myös keräystoimistossa.
• jos keräys ei ala täyttyä, on keräyksen otsikointia tai tekstien sisältöä syytä muokata ja ottaa huomioon lahjoittajan näkökulma.
  –  mikä vetoaisi ja motivoisi lahjoittamaan?
  –  voiko seurakuntien omille nettisivuille tuoda keräyslinkin?
  –  saako apua oman seurakunnan viestinnästä?
  –  voiko keräystä jakaa seurakuntasi somekanavilla enemmän ja eri reittejä?
• keräyksen käynnistänyt diakoni voi olla tarvittaessa yhteydessä keräystoimistoon tarvittavien muutosten aikaan saamiseksi.
• jos keräys tavoite on ylittymässä jo keräysaikana, tulee miettiä, miten ylimenevä raha tultaisiin siinä tapauksessa käyttämään. Asiasta on hyvä keskustella jo ennakkoon keräystä käynnistettäessä keräystoimiston kanssa.
• viestinnän tulee olla kaikessa mahdollisimman läpinäkyvää kuitenkin huomioiden salassapitovelvollisuuden ja poliisihallituksen määräykset.

6. Keräyksen päättyminen

• Sovitun keräysajan päätyttyä, tavoitesumman täytyttyä tai muuten niin keräystoimiston kanssa sovittaessa, keräys päätetään. Suositeltava keräysaika on kestoltaan noin kuukausi.

Keräyksen jälkeen

7. Keräyksen päättyessä

Keräyksen päättyessä keräyssumma tilitetään seurakunnan tilille. Samalla huomioidaan keräysten hallinnointikulut (15% toteutuneesta keräyssummasta).

• Jos keräyssumma jäi tavoitteestaan:
  –  seurakunta voi halutessaan täydentää puuttuvan osan avustusmäärärahoistaan
  –  seurakunta on tyytyväinen saavutettuun tulokseen ja auttaa saadulla summalla
• jos keräyssumma ylittyi:
  –  avustetaan ko. kohdetta suunniteltua enemmän
  –  palautetaan ylimenevä osuus Kirkkopalveluille valtakunnalliseen hätäapurahastoon tulevia avuntarpeita varten.
  –  ilmaistaan selkeästi, mihin ylimenevä keräyssumman tullaan käyttämään.

8. Keräykseni on päättynyt, miten toimin?

8.1   Auta asiakastasi koko summalla keräyksessä kerrotulla tavalla

8.2  Rahaa ei anneta suoraan, vaan esimerkiksi osto-osoituksella, laskuna seurakunnille tms.

8.3  Ole yhteydessä oman seurakuntasi taloustoimistoon, jotta Kotimaanavun tilittämät rahat sekä ostamasi apu kohtaavat. Kotimaanapu tilittää joka keräyksen erikseen ja haluamallasi viestillä

8.4  Kirjoita Kotimaanavun hallintaan kohtaan hankintatiedot, miten apu on viety perille (miten, missä muodossa, paljonko rahaa on käytetty)

Esimerkki 1:
Keräys yksinäisen miehen arkeen, tavoitesumma 150 euroa
Ostettu Prismasta 7.1.2019 avustetulle miehelle vaatteita 82 eurolla, kengät 55 eurolla ja elintarvikkeita 40 eurolla, yhteensä 177 euroa.
Prisman kuitti nro 12345 tallennettu talouspalveluihin.
Ylimennyt summa 27 euroa katettu avustusmäärärahoista.

8.5  Päivitä keräystekstiin autettavan kiitokset

Esimerkki:
****Keräys on täyttynyt**** Avustamamme mies lähettää terveisensä kaikille lahjoittajille: “Uusien vaatteiden myötä nyt voin vihdoin tuntea olevani tasavertainen toisten kanssa. Kiitos!”